Efficiency efficiency they say
Get to know the date and tell the time of day
As the crowds begin complaining
How the Beaujolais is raining
Down on darkened meetings on the Champs Elysée

John Cale, Paris 1919, 1973.

Lineaire besparingen zorgen ervoor dat goed management bestraft wordt, waardoor de overheid weer duurder en minder efficiënt functioneert. We moeten dus systemen bouwen die goed management belonen. Efficientiewinstsystemen. Wat moeten we ons daarbij voorstellen? Kijk eens naar onderstaande:

Dat dit een Canadees onderzoek is, doet er niet toe. Opzienbarend is, dat wanneer je de systemen in de overheid vergelijkt, je niet uitkomt bij duizenden processen, maar bij niet meer dan een twintigtal basisprocessen. Als je die stroomlijnt door de best practice als verplicht te volgen voorbeeld te nemen, dan bespaar je in personeelskost, in omgevingskosten en in ICT. Vooral het laatste blijkt in Canada, Finland en Nieuw-Zeeland grote efficiëntiewinst te geven omdat men er één tool koopt voor alle diensten met gelijklopende processen. Het bovenstaande voorbeeld kan je al helemaal toepassen op de instellingen van de sociale zekerheid.

Wil je ervoor zorgen dat een leidend ambtenaar kan spelen met efficiëntie, dan moeten alle schotten tussen de kredieten verdwijnen. Nu is het zo dat als je bespaart op bijvoorbeeld het aantal vierkante meters, je de winst kan gebruiken… om ergens anders vierkante meters te huren. Je kan het niet gebruiken om mensen in dienst te nemen of je servers te vervangen door cloudopslag. Als je het al kan gebruiken. Want als je aantoont dat er bespaard kan worden, moet je het stande pede en volledig afgeven aan de schatkist. Dat maakt het zoeken naar efficiëntiewinst niet bijster aantrekkelijk voor overheidsmanagers. Integendeel, het systeem dwingt hen om het vet in de organisatie te verstoppen. Spreek gewoon af dat slechts de helft van de efficiëntiewinst besparing is en dat de andere helft kan gebruikt worden voor het investeren in de instelling. Daardoor wordt de verfoeilijke vicieuze cirkel doorbroken waarbij topambtenaren liegen tegen begrotingsmensen en begrotingsmensen overtuigd zijn dat de instellingen hen altijd beliegen. Maar vooral, dan zal de overheid ook beter werken met minder.

Hoe zorg je ervoor dat topambtenaren het goede doen en een best practice van een andere dienst integreren in hun organisatie? Zorg ervoor dat het een offer is they can’t refuse door besparingen op te leggen die ze hoe dan ook moeten halen. Wanneer iemand de keuze krijgt tussen lineair besparingen en besparingen door verstandige implementatie van systemen die hun waarde hebben bewezen, weliswaar gelardeerd met seed money, dan moet het wel een oen zijn wanneer die kiest voor het eerste. Welk spoor van besparing de overheidsmanager ook volgt, met dit soort resultaatssystemen is de besparing steeds gegarandeerd.

Het spoor van opgelegde best-practice-navolging is, weliswaar in een light versie, in de praktijk gebracht door Denemarken. Twee topambtenaren die in hun organisatie bewezen hebben dat ze goede managers zijn én zeer sterk zijn in systeem- en procesanalyse, kregen van de Deense overheid de opdracht om alle bestaande overheidsprocessen te systematiseren en de best practices aan te wijzen. Ze kregen een serieuze kredietenenveloppe ter beschikking dat als seed money kan gebruikt worden (1). De twee Deense topambtenaren liepen hun vroegere collega’s af met voorstellen die de overheid goedkoper maakten en konden hen voor de ideeën warm krijgen door de verleiding van seed money en van omkadering. De Deense overheid is nog steeds de winst aan het tellen.

De overheidsmanagers moeten natuurlijk wel een correct besparingscijfer opgelegd krijgen, en dat kan – mag – nooit lineair zijn. Dus zou je het zeer grondig kunnen doen en wachten op de uitkomst van het in kaart brengen, inclusief kostprijs per “product”, van alle bestaande overheidsprocessen. Maar dat kost tijd en die hebben we niet. Het terugdringen van de staatsschuld, noodzakelijke voorwaarde voor het creëren van toekomstige groei, zal voor een niet gering deel ook door overheidsinstellingen moeten gedragen worden.

Er kan direct begonnen worden met een paar eenvoudige criteria:

1. De grotere organisaties moeten meer besparen dan de kleinere. Je maakt best vier categorieën: zeer grote, grote, middelgrote en kleinere; 
2. Ratio’s tussen het aantal gebruikte vierkante meters en het aantal ambtenaren 
3. Ratio’s tussen het papiergebruik en het aantal ambtenaren 
4. Ratio tussen het aantal terecht bevonden klachten bij de federale ombudsman en het aantal ambtenaren. 

Natuurlijk zijn deze criteria arbitrair maar toch zijn ze correct. Het eerste criterium heeft gewoon te maken met schaalgrootte. Hoe groter je bent hoe gemakkelijker je besparingen kunt avaleren. De andere criteria tonen aan hoe ver men staat in het “moderniseren” van de diensten.

Waar wachten we op?

Waarom zijn werkgever zo bang om hun werknemers gelukkig te maken? Come and see next episode/blog.

 (1) Het belang van seed money kan niet genoeg beklemtoond worden. Slechts weinigen hebben door dat als je systemen wil verbeteren – lees: minder duur maken – je eerst wat meer moet uitgeven. Met ons NoVo-project besparen we nu 6 miljoen euro per jaar (and growing) maar hadden we éénmalig 10 miljoen euro nodig om dat voor elkaar te krijgen (digitale processen i.p.v. papieren processen, nieuwe omgeving i.p.v. kantoortjes…). Zeer uitzonderlijk vindt men procesverbeteringen die geen investering vergen.

Ik ben wel Voorzitter FOD Sociale zekerheid maar de blog verbindt alleen mezelf. Veel thema’s die ik in deze blog aanssnij hebben te maken met het NoVo-project in onze organisatie. Info: http://tinyurl.com/68tf4dl