‘De omstandigheden dwingen de Kamer eindelijk efficiënt te vergaderen en te werken. We kunnen nu elektronisch stemmen en moeten wel videoconferenties organiseren. Wat verdwijnt, is het debat om het debat, het vergaderen om het vergaderen’, zegt Kristof Calvo (Groen) in Knack.

Bijna dezelfde vaststelling hoorde ik van professor Stijn Baert in ‘De afspraak’, van schepen Mieke Van Hecke (CD&V) en van de Vlaams-nationalistische ondernemer Rudi De Kerpel. ‘Ik begrijp niet dat ik vroeger naar Mechelen ben gereden voor een zakelijk gesprek’, zei Rudi. ‘Nu heb ik een bijzonder productieve videoconference gehad, wat me misschien niet was gelukt als ik opgedraaid door de files zou arriveren.’

Als je voor het scherm zit, blijk je professioneler te vergaderen, ontdekten early adopters van het tijds- en plaatsonafhankelijk werken al. Je haalt het niet in je hoofd om uit te weiden, om uitgesponnen verhalen te vertellen over wat je juist is overkomen of om kwaad te spreken over de collega’s die weer te laat op de vergadering verschijnen. Dat laatste kan ook niet, want mensen komen zelden te laat op een videoconferentie.

De kans is groot dat ze zich afvragen waarom fysiek vergaderen op de werkplek zo verschrikkelijk amateuristisch verloopt. Het antwoord is eenvoudig: de meeste organisaties hebben geen vergaderbeleid of -cultuur.

Als er nog maar een begin van een probleem(pje) dreigt of als een opportuniteit zich voorzichtig aandient, roept de baas iedereen naar een dringende bijeenkomst. Meestal valt de eindbeslissing pas na ettelijke vergaderingen en zit de helft van de aanwezigen er voor spek en bonen bij.

In organisaties met een vergaderbeleid wordt vaak geopteerd voor een case paper, te schrijven door een paar experten-collega’s, waarop iedereen zijn opmerkingen kan geven.

Soms eindigt het daar, zeker als de beslissing is er niets mee te doen. Soms komt het tot een korte vergadering waarop een beperkte groep mensen de knoop doorhakt en iedereen geïnformeerd wordt over de beslissing.

In sommige bedrijven is zelfs geen probleem of opportuniteit nodig om vergaderingen te beleggen. Vergaderingen zijn een doel op zich. Iedere dinsdag is er een. Is er een agenda? Hoeft niet, we vinden wel iets.

Het ontbreken van een vergadercultuur kan je direct opmaken aan het aantal opengeslagen laptops of opstaande tablets waarachter vergaderaars zich verschansen om toch maar iets interessants te kunnen lezen, terwijl de baas de situatie van naaldje tot draadje uitlegt.

Bij volwassen organisaties kreeg je al een prima dossier dat je hoort gelezen te hebben voor de vergadering. Op de meeting hoeft niets toegelicht – ik gooide wie zich niet voorbereidde buiten, ze stalen de tijd van anderen en vergooiden hun recht om mee te beslissen – en kan onmiddellijk de bespreking beginnen. Het klinkt hardvochtig, maar wie het meemaakt, wil nooit nog ouderwets vergaderen.

Als je het geluk hebt bij een organisatie te werken met een degelijk vergaderbeleid, is er bitter weinig verschil tussen fysiek en televergaderen. Alleen kan je bij het fysiek vergaderen achteraf nog op café voor eindeloze sessies nutteloze, maar heerlijke smalltalk.

Naschrift

Deze tekst verscheen als column in De Tijd van 4 april 2020.

Video The Sensational Nightingales studioversie

Video The Sensational Nightingales stomende live-versie